El reciente caso Hildebrandt y las boletas electrónicas ha puesto nuevamente en discusión la importancia de emitir correctamente los comprobantes de pago y mantener una adecuada trazabilidad de las operaciones comerciales.

La controversia involucra a Plutón Editores S.A.C., empresa que edita el semanario Hildebrandt en sus Trece. Un extrabajador denunció que se emitieron cinco boletas electrónicas utilizando sus datos personales por operaciones que, en conjunto, superarían los S/ 1.2 millones y que, según su versión, no fueron realizadas ni autorizadas por él.

Por su parte, representantes de la empresa han sostenido que las ventas sí existieron y que el problema estaría relacionado con la forma en que fueron emitidos determinados comprobantes. La gerente general señaló públicamente que el contador habría agrupado ventas y utilizado los datos del trabajador para emitir las boletas, decisión que —según su versión— habría sido adoptada sin su autorización.

Mientras las autoridades determinan las responsabilidades que correspondan, el caso deja varias enseñanzas importantes para cualquier empresa que emita comprobantes electrónicos.

¿Qué ocurrió con las boletas del caso Hildebrandt?

De acuerdo con la denuncia difundida por distintos medios, cinco boletas electrónicas habrían sido emitidas a nombre de un extrabajador de Plutón Editores.

El monto acumulado informado supera los S/ 1.2 millones y correspondería a la venta de una gran cantidad de ejemplares del semanario. El denunciante sostiene que no realizó esas compras y acudió ante las autoridades para deslindar responsabilidad respecto de dichas operaciones.

Plutón Editores ha señalado que las ventas fueron reales y que existiría documentación y trazabilidad de los depósitos recibidos. También ha atribuido la emisión cuestionada de las boletas a una decisión adoptada por el responsable contable.

Por ello, actualmente no corresponde afirmar que exista un delito tributario probado únicamente por la existencia de estas boletas.

¿Una boleta por S/ 1.2 millones significa que existe una defraudación tributaria por ese mismo monto?

No necesariamente.

Este es uno de los puntos que más confusión ha generado alrededor del caso.

El monto consignado en los comprobantes corresponde al valor de las operaciones cuestionadas. Eso no significa automáticamente que exista una deuda tributaria o una defraudación por el mismo importe.

Para determinar una eventual infracción o responsabilidad tributaria deben analizarse otros elementos, como la existencia real de las ventas, el registro contable de los ingresos, la declaración de los tributos correspondientes y la trazabilidad de los pagos.

Por eso, hablar de “S/ 1.2 millones de fraude” únicamente porque las boletas suman esa cantidad sería técnicamente incorrecto.

¿Cuándo debe identificarse al comprador en una boleta?

Según SUNAT, la boleta de venta se utiliza principalmente en operaciones realizadas con consumidores finales.

En determinados casos debe consignarse la identificación del adquirente.

Cuando el importe total de una boleta supera los S/ 700, es obligatorio registrar datos como:

• Apellidos y nombres del adquirente o usuario.
• Tipo de documento de identidad.
• Número del documento.

Esta obligación se encuentra establecida en el Reglamento de Comprobantes de Pago.

Por eso, utilizar los datos de una persona que no corresponde al verdadero adquirente puede generar inconsistencias importantes en la documentación de la operación.

¿Se puede colocar el DNI de otra persona solo para registrar una venta?

La información consignada en un comprobante debe guardar correspondencia con la operación que realmente se realizó.

En especial cuando la boleta supera S/ 700 y resulta obligatorio identificar al adquirente, los datos utilizados deberían corresponder al comprador o usuario vinculado con la operación.

Usar los datos de un tercero únicamente como una forma de agrupar ventas puede generar problemas de trazabilidad.

La empresa debería poder demostrar, entre otros aspectos:

• quién realizó la compra;
• qué producto o servicio fue entregado;
• cuánto se pagó;
• cómo ingresó el dinero;
• qué comprobante corresponde a la operación;
• cómo fue registrada contablemente;
• y cómo fue declarada ante SUNAT.

Estas verificaciones pueden resultar especialmente importantes durante una fiscalización.

¿Qué ocurre si una empresa emite una boleta con el adquirente equivocado?

SUNAT contempla mecanismos para corregir determinados errores en comprobantes electrónicos.

Por ejemplo, en el Sistema de Emisión Electrónica SOL se puede utilizar una nota de crédito electrónica para modificar o anular comprobantes cuando corresponda. SUNAT también contempla supuestos específicos en los que se consignó un sujeto distinto al verdadero adquirente o usuario.

Sin embargo, cada situación debe revisarse individualmente porque existen reglas, plazos y procedimientos específicos.

Detectar el error rápidamente puede permitir que la empresa adopte las medidas correctivas antes de que la inconsistencia genere una contingencia mayor.

El problema no es solo emitir la boleta: también importa la trazabilidad

Uno de los principales aprendizajes del caso es que la emisión del comprobante constituye solo una parte del registro de una operación.

Una empresa debería poder relacionar claramente:

Venta → comprobante → pago → ingreso bancario → registro contable → declaración tributaria.

Si estas etapas no coinciden, podrían aparecer diferencias durante una revisión de SUNAT.

Por ejemplo, una empresa podría haber registrado efectivamente una venta, pero si el comprobante identifica a una persona diferente del verdadero comprador, será necesario explicar y sustentar por qué ocurrió esa situación.

La documentación resulta especialmente importante cuando se trata de operaciones de montos elevados o de muchas ventas agrupadas.

¿Quién es responsable de los comprobantes emitidos por una empresa?

Las empresas suelen delegar la emisión de comprobantes, registros y declaraciones en personal administrativo, contadores internos o estudios contables externos.

Sin embargo, contar con un profesional responsable del área contable no elimina la necesidad de implementar controles internos.

Entre otras medidas, una empresa debería definir:

• quién está autorizado para emitir comprobantes;
• quién puede modificar o anular operaciones;
• cómo se revisan comprobantes de montos elevados;
• quién valida información antes del cierre mensual;
• y cómo se documentan las correcciones realizadas.

Esto permite reducir errores y detectar operaciones inusuales antes de presentar las declaraciones tributarias.

Cinco controles que una empresa debería implementar

El caso Hildebrandt muestra por qué la emisión electrónica no debe verse como un proceso meramente operativo.

1. Revisar comprobantes de montos elevados

Las ventas importantes deberían contar con algún mecanismo de revisión adicional antes de emitir el comprobante.

2. Verificar los datos del adquirente

Especialmente cuando sea obligatorio identificar al comprador, los datos deben corresponder a la persona vinculada con la operación.

3. Conciliar ventas y depósitos

Los ingresos bancarios deberían poder relacionarse con las ventas y comprobantes correspondientes.

4. Revisar periódicamente el sistema de facturación

Una revisión mensual permite detectar comprobantes duplicados, errores de identificación, operaciones anuladas o inconsistencias.

5. Establecer autorizaciones internas

No todas las personas deberían tener acceso ilimitado para emitir, modificar o anular comprobantes.

¿Qué puede revisar SUNAT en una situación como esta?

Ante inconsistencias relevantes, SUNAT puede contrastar diferentes fuentes de información.

Entre ellas pueden encontrarse los comprobantes electrónicos, registros de ventas, declaraciones tributarias, información contable y otros documentos relacionados con las operaciones de la empresa.

Por ello, más allá de la correcta emisión de una boleta, la empresa debe conservar documentación que permita demostrar la realidad y naturaleza de sus operaciones.

¿Qué enseñanza deja el caso Hildebrandt para las empresas?

El caso Hildebrandt y las boletas electrónicas evidencia la importancia de mantener controles sobre quién emite comprobantes y qué información se utiliza en ellos.

Una venta puede existir realmente y, aun así, un comprobante emitido incorrectamente puede generar cuestionamientos, fiscalizaciones y la necesidad de demostrar posteriormente la trazabilidad de la operación.

Por ello, las empresas deberían revisar periódicamente sus procesos de facturación, registros contables y procedimientos internos.

En AYM Asesores Contables podemos ayudarte a revisar tus comprobantes electrónicos, registros contables y procedimientos tributarios para identificar posibles contingencias antes de una fiscalización.

¿Tienes dudas sobre la correcta emisión de tus comprobantes? Contáctanos y revisemos tu caso.

Fuentes

SUNAT – Reglamento de Comprobantes de Pago y regulación aplicable a boletas de venta electrónicas.

Información pública sobre la controversia de Plutón Editores y las cinco boletas electrónicas cuestionadas.